Tanto hablar de transformación digital que el término empieza a estar ya un poco manido. Con todo y con eso, muchos de estos procesos de transformación no avanzan o no resultan tan satisfactorios como se podría pensar al principio. Entonces, ¿qué está ocurriendo? ¿realmente los procesos de transformación digital están bien articulados?
Vayamos al origen para ver dónde puede estar el problema… No nos cansamos de escuchar que el centro de la transformación digital son las personas. Que las personas son las que tienen que liderar la transformación y ser los impulsores del cambio.
Entonces, esto se resuelve simplemente contratando personas o juntando un grupo de personas que gestionen la transformación. ¿Sin más? Claramente es insuficiente.
Realmente la base de la transformación deben de ser las personas, pero estas deben de estar empoderadas con un conjunto de herramientas que les ayude a realizar su trabajo. La empresa debe facilitar la colaboración para el proceso de transformación digital.
Y es que el uso de modelos de colaboración ayudarán en el proceso de transformación a:
Identificar el talento
Una vez más, el talento y las personas talentosas son básicas para que nuestro proceso de transformación digital llegue a buen puerto. ¿Cómo vamos a detectar el talento en la empresa?¿Dónde se encuentra este talento?
La mejor forma de demostrar que una persona sabe sobre algo es cuando es capaz de enseñarlo.
Poner a disposición herramientas de colaboración permite que puedan aparecer esos talentos ocultos. Dotar de un marco sencillo, ágil y rápido dónde esas personas con talento puedan expresarse sobre un tema y generar opinión.
Y de esta forma articular los procesos para incorporar a esas personas con talento al marco de actuación de la transformación.
Aflorar ideas
Lo que realmente genera un valor no es aquello que conocemos y sabemos cómo se hace. Lo que más valor genera es aquello que desconocemos y que es realmente útil. Esa idea genial. Esas ideas se encuentran ocultas, guardadas en las cabezas de las personas, en los foros o grupos de opinión, en el debate y en los diferentes puntos de vista.
Se tienen que favorecer esos espacios de opinión para que afloren las ideas, espacios en los que se pueda compartir información, espacios que generen críticas constructivas hacía diferentes posturas e ideas.
Este escenario se puede conseguir de una manera sencilla estableciendo las herramientas de colaboración como eje central sobre el que articular toda la conversación.
Deshacer los silos
Con el paso del tiempo, las empresas tienden a concentrarse en silos en los cuales se guarda el conocimiento. Silos que potencian su “estatus” amparándose en guardar con recelo la información de la que disponen.
La información debe de ser pública y propiedad de toda la empresa. La información es el máximo activo del que puede disponer la empresa y sus miembros. El conocimiento se debe compartir para permitir que todas las personas crezcan de forma transversal para poder deshacer los silos.
La transformación debe facilitar el conocimiento mediante un acceso sencillo a la información. Hay que huir de los cánones establecidos de largos documentos ofimáticos perdidos en las carpetas más recónditas de los ordenadores y proporcionar un modelo colaborativo dónde la información fluya de forma ágil a través de la empresa, dónde la gente pueda acceder a la información y completarla, disponiendo de una base de conocimiento pública y accesible para todo el mundo.
Evolucionar los modelos organizativos
Durante mucho tiempo las empresas se han apoyado en modelos jerárquicos, los cuales presentan grandes carencias a la hora de establecer un modelo ágil de compañía.
Escenario que ha propiciado que las empresas abracen modelos más planos y de sencilla gestión, con capas más delgadas en la toma de decisión, pero que disponen de una base conectada de empleados como si de un grafo se tratase.
El impacto en el gobierno de este tipo de estructuras reside en cómo medimos la efectividad de esa gran base de empleados. Esto implica un cambio en la gestión de tareas, moviéndonos de un modelo de consumo de horas a un modelo guiado por objetivos y eficiencia.
Para poder trabajar con este modelo basado en la eficiencia debemos contar con herramientas en las que el usuario, de forma colaborativa, pueda ir aportando su actividad y la relación que tiene esta con el fin que se persigue en un proyecto, plan u objetivo de compañía.
Definir nuevos procesos
En las organizaciones encontramos personas que trabajan en procesos, posiblemente en procesos internos a su área, los cuales no cruzan de forma transversal la organización.
La empresa en su modelo de transformación necesita que se modifiquen sus procesos, ya sean internos o externos, haciendo que las personas salgan de sus “áreas de confort” y ofreciendo un marco transversal.
Esta transversalidad del proceso requerirá un alto grado de comunicación y de compartición de información entre los diferentes equipos. Marco que será facilitado por las herramientas de colaboración. Algo que nos ayudará a la definición e implantación de los nuevos procesos.
Conclusión
El primer paso de un plan de transformación debería de ser el establecer las herramientas y mecanismos de colaboración dentro de la empresa, así como las dinámicas colaborativas que nos van a servir para identificar el talento, compartir las ideas, disponibilizar la información, evolucionar los modelos organizativos y finalmente dar paso a la transformación de los procesos de la empresa.
Podríamos resumirlo con la frase…
“La transformación se sustenta en la colaboración de muchos, trabajando en una idea de cambio en común”.